18 signes que vous avez besoin d'un logiciel RH

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Morgane Lança
28 février 2023

Plusieurs entreprises rencontrent des difficultés pour résoudre leurs problématiques RH quotidiennes et assurer une bonne gestion des processus. Comment déterminer s’il est temps pour vous d’investir dans des solutions technologiques pour améliorer vos pratiques?

Vous avez du mal à évaluer vos besoins et à identifier les meilleures solutions? Voici les principaux signes indiquant que vous avez besoin d’un logiciel de gestion des ressources humaines.

1) Gestionnaires et département RH débordés

Le point le plus flagrant est la charge administrative qui pèse sur vos employés. Sont-ils débordés par des tâches répétitives sans valeur ajoutée? Dans ce cas, il serait pertinent de penser à automatiser vos processus avec un outil de gestion RH.

« Quand vos employés dénoncent un manque d’autonomie et quand vos gestionnaires peinent avec leurs tâches administratives, il est temps d’investir dans un outil de gestion RH! »

– Tania Boucher, Stratège en ressources humaines chez Go RH

Pour faciliter le quotidien de vos employés, une seule solution : investir dans un logiciel de gestion des ressources humaines. Vous gagnerez un temps précieux sur la gestion des absences et la gestion des congés, mais aussi sur le suivi de la performance, et bien d’autres aspects essentiels pour votre organisation.

2) Multiplication des fichiers Excel et des documents papier

« Quand votre organisation a besoin de 40 différents fichiers Excel et d’une pièce entière remplie de documents papier pour gérer les RH… c’est un signe que vous avez besoin d’une solution de gestion RH! »

– Céline Conti, Stratège en ressources humaines chez Go RH

En effet, la multiplication des feuilles de classement et documents papier entraîne une perte d’informations et d’efficacité. Pourquoi passer des heures à créer un organigramme sur Excel quand cette fonctionnalité est automatisée dans un SIRH?

3) Données RH dispersées et non-centralisées

Les documents papier et les fichiers Excel présentent le même défaut : ils sont difficiles à retrouver… et faciles à perdre!

Les données dispersées et non-centralisées font perdre un temps considérable à votre département RH. En centralisant vos données avec une solution de gestion RH, vous optimiserez l’ensemble de vos processus tout en vous simplifiant considérablement la vie.

4) Pas d’évaluation de la santé organisationnelle

En 2023, comment évalueriez-vous la santé de votre entreprise? S’il vous est difficile de répondre à cette question, une solution de gestion RH pourrait vous aider à mesurer votre efficacité organisationnelle et son évolution au fil du temps. Vous serez ainsi en mesure de repérer des problématiques avant qu’elles n’impactent votre santé organisationnelle sur le long terme!

5) Manque de visibilité et d’efficacité stratégique

Si vous ressentez un manque de temps et de moyens pour travailler sur vos plans d’actions RH, vous avez sûrement besoin de centraliser vos informations dans un logiciel de gestion des ressources humaines.

Les indicateurs de performance RH vous seront particulièrement utiles pour prendre des décisions stratégiques pertinentes, basées sur des rapports fiables. Ils vous permettront d’obtenir des données sur tous les aspects stratégiques de la gestion des ressources humaines (taux de rétention, taux de roulement, productivité…), et ce, en un coup d’œil et en temps réel!

6) Entrées multiples d'informations dans d'autres systèmes

Il vous est probablement déjà arrivé de devoir entrer une même information plusieurs fois dans plusieurs logiciels. C’est un signe indiquant que vous avez besoin d’un logiciel RH proposant à la fois des fonctionnalités variées et de nombreuses possibilités d’intégration!

« Pour certaines entreprises, il est souvent difficile d’obtenir toutes les informations : la paie est gérée dans un logiciel, le processus de punch se fait dans un autre logiciel… Le tout avec peu ou pas d’intégration. »

– Mélinda Roy, Consultante stratégique en ressources humaines chez Go RH

Un SIRH aux fonctionnalités et intégrations complètes vous fera gagner du temps en vous évitant les double-saisies.

Par exemple, Folks RH propose des intégrations avec :

Une solution RH intégrée sera le pilier de votre transformation numérique, en vous assurant toujours plus d’efficacité, même à distance. En effet, le futur de la gestion des RH réside dans les écosystèmes numériques intégrés!

7) Perte de temps à retranscrire des informations

La non-centralisation des données et le manque de visibilité organisationnelle entraînent des difficultés à partager des informations avec l’ensemble de votre organisation. Si vous perdez un temps précieux à retranscrire des informations stratégiques à votre direction, ou même à communiquer efficacement avec vos équipes, vous avez probablement besoin d’investir dans un logiciel RH!

8) Suivi irrégulier de la progression de vos équipes

Le suivi incomplet et irrégulier de vos équipes est une conséquence directe du manque de centralisation des données RH. Quand les données sont perdues ou difficilement accessibles, vos employés sont souvent les premiers impactés.

En effet, ces irrégularités de suivi empêchent parfois le bon fonctionnement et la conformité des opérations, surtout dans le secteur manufacturier :

« Certains gestionnaires n’ont aucune idée des formations qu’ils doivent faire suivre à leurs équipes parce qu’ils ont perdu l’historique. »

– Céline Conti, Stratège en ressources humaines chez Go RH

Heureusement, les SIRH offrent des modules de gestion de carrière et de suivi des formations pour résoudre ces problèmes. De quoi développer une stratégie de formation continue essentielle pour le développement de votre entreprise!

9) Évaluations de performance irrégulières et inefficaces

En parlant de suivi des travailleurs, saviez-vous que les défis de gestion de la performance sont destinés à se multiplier et à se complexifier dans les années à venir?

Le temps manque souvent aux gestionnaires pour implémenter des évaluations de performance régulières et efficaces. Pourtant, avec l’expansion du télétravail et du travail hybride, le suivi de la performance devient de plus en plus crucial pour garder des équipes motivées et productives. Heureusement, un logiciel RH permet un suivi équitable de la performance pour tous les employés, et de gérer des équipes variées et dispersées.

10) Multiplication des erreurs humaines et manuelles

L’erreur est humaine, et la multiplication des processus manuels accentue les risques d’oublis et de mauvaise manipulation :

« Avoir plus de 40 fichiers Excel pour gérer des questions aussi variées que l’absentéisme, le taux de roulement, la structure salariale, les candidats non-retenus en entrevue, le suivi des entrevues, les besoins de formation, la comptabilisation de la Loi sur les compétences (1%), le plan d’action en SST… c’est un signe clair que vous avez besoin de centraliser vos processus sur un logiciel RH! »

– Mélinda Roy, Consultante en Ressources Humaines chez Go RH

Automatiser ses processus avec un logiciel RH, c’est aussi un bon moyen d’éviter les erreurs et de s’assurer de respecter les règles de conformité, et ce, en toute simplicité.

11) Absence de portail employé

Les employés, tout comme les gestionnaires et professionnels des RH, doivent être en mesure de retrouver leurs informations rapidement. Le portail employé d’un SIRH permet aux travailleurs d’accéder en quelques clics à leurs dossiers, leurs notifications, et aux documents dont ils ont besoin au quotidien. Un gain de temps considérable pour vos équipes, mais aussi pour le département RH, qui ne recevra plus de demandes pour retrouver des dossiers employés!

12) Utilisation des rappels calendrier pour les anniversaires employés

On le sait : la reconnaissance donnée aux employés est essentielle pour fidéliser les meilleurs talents. Cela passe aussi par des petites attentions au quotidien, comme souligner des anniversaires de naissance ou d’embauche!

Cependant, il n’est pas toujours facile de se souvenir de toutes ces dates au milieu des tâches quotidiennes. Utilisez-vous des rappels calendrier pour ne pas perdre le fil? Avec un SIRH, vous serez notifié directement sur votre plateforme pour ne plus jamais oublier un événement important pour vos employés.

13) Processus d’accueil inefficaces

Vous avez des difficultés à motiver vos nouvelles recrueset à les fidéliser sur le long terme? Les processus d’onboarding traditionnels sont peu engageants pour vos nouveaux employés. Pour un plan d’accueil et d’intégration moderne et efficace, pourquoi ne pas opter pour la technologie RH?

Avec une solution SIRH, vous pourrez notamment :

  • Créer des gabarits de plan d’accueil selon les types de poste;
  • Assigner des tâches avec rappels automatisés;
  • Accéder à un échéancier pour éviter les retards;
  • Assurer un onboarding efficace même à distance.

Les chiffres ne mentent pas : l’automatisation des tâches d’accueil et d’intégration augmente le taux de rétention des nouvelles recrues de 16%.

14) Signature manuscrite des documents employés

La gestion des documents manuelle et manuscrite n’a plus sa place dans une entreprise moderne. En effet, l’expansion des modes de travail hybride et à distance ont montré les limites de ces processus dépassés, chronophages et peu adaptés à la réalité des employés et des gestionnaires.

Heureusement, des fonctionnalités de signature électronique peuvent être intégrées dans votre logiciel de gestion des ressources humaines. Vos documents pourront être signés rapidement en accédant à votre plateforme, et les rappels de signature seront automatisés. Un pas important vers une meilleure gestion des employés!

15) Manque d’information sur le budget de formation

Nous avons déjà parlé des lacunes de visibilité stratégique causées par les processus RH manuels. Elles s’accompagnent souvent de manques d’information sur le budget de l’entreprise, notamment en matière de formations et de développement des compétences.

La gestion des formations est un enjeu clé pour votre organisation. Encore faut-il savoir quel budget y consacrer! Avec Folks RH, vous pourrez suivre le budget alloué au développement des compétences de vos employés et vous assurez de votre conformité avec la loi du 1%.

16) Pas de connaissance des taux de roulement

La pénurie de main-d’œuvre et la guerre des talents font redouter à toutes les entreprises de perdre leur personnel qualifié. Et pourtant, nombre d’entre elles ne connaissent pas précisément leur taux de roulement!

En effet, il n’est pas facile de calculer ces pourcentages tout en complétant les tâches RH du quotidien. Pas de panique : les fonctionnalités d’indicateurs de performance RH d’une solution SIRH s’occuperont de les calculer à votre place. Vous pourrez ainsi vous consacrer efficacement au volet stratégique de la gestion des ressources humaines dans votre entreprise.

17) Taux de roulement élevé des employés

Tous les signes évoqués précédemment sont souvent des facteurs qui se cachent derrière un taux de roulement élevé des employés. Si vous avez du mal à retenir vos employés, il est très probable que vos processus RH soient en cause.

Un logiciel de gestion des ressources humaines vous permettra non seulement de mesurer l’engagement des employés, mais aussi de l’améliorer en offrant :

  • Une flexibilité adaptée à une bonne conciliation travail-vie personnelle;
  • Une autonomie et une confiance nécessaires pour une relation de travail saine;
  • De la transparence dans tous les processus RH;
  • Un gain de temps dans les activités quotidiennes pour tous les joueurs de votre entreprise.

Tous ces avantages faciliteront le quotidien de vos employés et augmenteront leur taux de rétention!

18) Processus RH énergivores et chronophages

Tous les signes précédents ont ceci en commun : ils rendent vos processus RH énergivores, chronophages, et inefficaces, en plus de créer un poids administratif considérable pour l’ensemble de vos équipes.

Vous l’aurez compris: si vous vous reconnaissez dans ces exemples de situations, il est temps d’investir dans un logiciel RH! Folks RH offre des solutions puissantes, flexibles et abordables. Pour découvrir tous les avantages d’une interface RH pour votre entreprise, pourquoi ne pas demander votre démonstration gratuite et personnalisée?

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