Innovitech est une firme de consultants en innovation spécialisée dans les domaines des technologies médicales, de l’aérospatiale et de la ville de demain. Depuis 30 ans, Innovitech accompagne les entreprises dans leur démarche d’innovation et leur démarches d’implantation dans l’écosystème d’innovation québécois. Avec une équipe composée aujourd’hui d’une cinquantaine de personnes, la firme offre à ses clients une multitude de services et de conseils pour mener à bien leur stratégie d’innovation. Suite à la forte croissance de l’organisation, il est devenu nécessaire d’y implanter un outil pour gérer les ressources humaines. Altina Hripacov, conseillère en ressources humaines chez Innovitech, a accepté de nous parler de son processus de sélection du meilleur SIRH pour son organisation et de son expérience avec l’implantation de Folks au sein de son organisation.
Mise en contexte
En trois ans, Innovitech a vu son effectif passer d’une vingtaine à une cinquantaine d’employés, en plus des stagiaires que la firme accueille en été. Innovitech n’a eu d’autre choix que de structurer la fonction RH, ce qui a d’abord été fait avec de nombreux fichiers Excel et sur support papier. Rapidement, la conseillère RH a réalisé que la méthode, bien que fonctionnelle, n’était pas optimale. En effet, la double et parfois même triple saisie de données était inévitable vu les différents fichiers dans lesquelles les informations relatives à la paie, aux assurances ou encore aux dates d’embauche étaient stockées séparément.
« Chez Innovitech, en tant que RH, ma clientèle est composée d’innovateurs, de gens qui vivent dans le futur. Comment innover en RH dans ce contexte? Pour nous c’est naturel de rester dans l’innovation, d’où le besoin de la transition numérique, tout en gardant le contexte humain, avant tout! »
Bref, le besoin d’une gestion administrative des RH plus efficace pour soutenir la transition de la fonction ressources humaines vers un rôle plus stratégique s’est fait sentir. Madame Hripacov a décidé de mettre en place un plan d’action pour sélectionner le meilleur SIRH pour ses besoins.
Plan d'action pour choisir le meilleur SIRH
- Analyse et comparaison de 10 SIRH disponibles sur les marchés québécois et international;
- Choix de 3 fournisseurs potentiels et planification de rencontre avec ces derniers;
- Décision finale, implantation et déploiement de la solution choisie.
La première étape du plan d’action a consisté à faire la comparaison de 10 logiciels de gestion des ressources humaines disponibles sur les marchés québécois et international. Une grille comparative pour l’analyse des besoins en termes de SIRH a été mise en place pour évaluer les solutions selon différents critères, notamment les fonctionnalités offertes et la tarification. L’équipe d’Innovitech a ensuite organisé des rencontres avec les représentants des trois solutions qui répondaient le mieux aux critères de l’organisation. C’est suite à de nombreuses démonstrations et discussions que, pour plusieurs raisons, leur décision s’est arrêtée sur Folks.
Flexibilité du logiciel RH
L’une des forces de l’équipe de Folks est d’être en mesure d’offrir une grande flexibilité à ses clients. Qu’il s’agisse de modules ou d’une solution, rien ne leur est imposé. Madame Hripacov, conseillère RH chez Innovitech, n’avait besoin que de certaines fonctionnalités disponibles dans le logiciel de gestion des ressources humaines Folks. Une solution personnalisée et adaptée aux besoins de son entreprise lui a donc été proposée, sans lui imposer de modules qu’elle n’aurait, de toute façon, pas utilisés. Il faut tout de même mentionner que, lorsqu’elle en aura besoin, tous les modules seront mis à sa disposition, et ce, sans frais supplémentaires.
Ouverture quant aux possibilités d'intégrations avec d'autres systèmes
Dans une optique d’optimisation de l’expérience client, l’équipe TI de Folks est toujours ouverte aux intégrations à d’autres solutions. Dans le cas d’Innovitech, la solution de Folks sera bientôt intégrée à leurs logiciels de gestion de la paie et du temps.
Recommandations
En plus de l’accompagnement, des présentations et des suivis personnalisés offerts par l’équipe, la solution de Folks avait été recommandée à plusieurs reprises à Madame Hripacov par d’autres professionnels des ressources humaines qui l’utilisaient déjà, ce qui, selon elle, a contribué à consolider sa décision.
Résultat - Choix du meilleur SIRH pour Innovitech
L’implantation de Folks a permis à l’équipe d’Innovitech de mieux gérer certains dossiers à distance pendant la crise de la COVID-19 et a grandement facilité le télétravail ainsi que la continuité des opérations administratives grâce à l’accessibilité des données hébergées dans le cloud. Par exemple, les tâches en lien avec les évaluations de performance et la gestion des absences et des vacances ont toutes pu être complétées en ligne et à distance grâce à Folks. Notons que celles-ci, avant l’implantation de la solution, étaient effectuées sur support papier. Même en temps normal, cette pratique n’était pas optimale. Dans un contexte de télétravail, elle n’aurait pas été praticable.
L’utilisation de la plateforme de Folks a permis à Madame Hripacov de continuer de mener à bien ses opérations RH et aux employés d’Innovitech de gagner en autonomie tout en soulageant les gestionnaires de la lourdeur administrative de la gestion des absences et des vacances grâce au système de libre-service.
De plus, la réponse de Folks à la COVID-19, aux dires de Madame Hripacov, a été très rapide. Les différentes mesures offertes, telles que le rappel des consignes de prévention à même la plateforme et un accès à un service de télémédecine, ont été appréciées tant par les gestionnaires que par les employés. Le sondage de climat de travail adapté à la situation de la COVID-19 pour comprendre les besoins des employés, en partenariat avec Amélio, s’est également avéré utile pour l’équipe d’Innovitech.
« Le management de Folks s’est montré très agile. Ils nous ont offert dès les premiers jours la possibilité à nos employés de faire appel à la clinique en ligne Accès M. »
Conclusion
Le logiciel Folks est devenu un outil indispensable à l’atteinte des objectifs de la cliente, notamment en lui permettant de :
- Gagner du temps et augmenter son efficacité;
- Simplifier sa gestion des RH en centralisant toutes les données des employés au même endroit;
- Donner une valeur ajoutée aux RH de son organisation en lui permettant de se concentrer sur le côté plus stratégique de son rôle.
Au-delà de cela, c’est le soulagement manifesté par la cliente lors de notre entretien avec elle qui a été marquant; le soulagement de voir la gestion des RH d’Innovitech optimisée et son travail simplifié malgré le contexte peu propice que présentait la crise de la COVID-19. La mission de Folks a toujours été la même : soutenir les PME dans la gestion de leur RH avec un SIRH complet, simple à utiliser et abordable. Ce sont des témoignages comme celui de Madame Hripacov qui nous prouve que la satisfaction de nos clients est notre plus grand accomplissement.
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Pour terminer, nous tenons à lever notre chapeau à Innovitech qui, devant l’urgence de la situation liée à la crise sanitaire, est sur le pied de guerre pour apporter des solutions dans les secteurs de la santé. Il y a des technologies médicales au Québec et au Canada qui peuvent permettre de mieux soutenir le système de santé. Les équipes d’Innovitech sont actuellement mobilisées avec leurs clients, notamment MEDTEQ et CQDM qui font un travail exceptionnel. En mars, notamment, une mobilisation coordonnée avec les différents ministères des gouvernements à travers des appels aux solutions auprès de l’industrie des technologies médicales et de la santé en général afin de contrer à court ou moyen terme cette menace a été lancée.
